Die perfekte Organisation einer Geburtstagsfeier

Eine Geburtstagsfeier zu organisieren kann eine große Herausforderung sein. Es müssen jedenfalls Differenzierungen vorgenommen werden. Ein Beispiel mag das besser veranschaulichen. Wird die Geburtstagsfeier eines Jugendlichen organisiert, der nur einige seiner besten Freunde aus der Schule zu sich nach Hause einladen möchte, wird die Aufregung nicht groß sein. Muss aber eine betriebliche Geburtstagsfeier mit mehreren hundert Gästen organisiert werden, dann ist die Herausforderung gewaltig und kaum ohne entsprechende Vorbereitungszeit zu meisten. Dabei ist vor allem an die vielen kleinen Details zu denken, die in diesem Zusammenhang organisiert werden müssen.

Feier in großem oder kleinem Rahmen?

Der erste große Unterschied resultiert bereits daraus, dass die Geburtstagsfeier nicht im Bürogebäude organisiert werden kann, sondern diese in einer externen Lokation stattfinden wird. Dazu muss entweder ein großer Saal, ein Restaurant oder eine Bar reserviert werden. Meist findet diese Feier auch an einem Tag statt, der unter Umständen für andere Gäste reserviert werden muss. Die Betreiber des Restaurants werden beispielsweise auch die anvisieren Umsatzrückgänge kalkulieren müssen und dies in die Berechnung des Preises einfließen lassen. Daher ist es bereits eine preisliche Herausforderung. Weiters muss zwischen jenen Aufgaben unterschieden werden, die kurz- und jene die langfristig getätigt werden müssen. Zu den kurzfristigen Agenden zählen Dinge wie etwa das Aufstellen von Werbetafeln und Plakatständer, die den Event ankündigen bzw. den Weg zur Lokation leiten können. Handelt es sich um öffentliche Events mit entsprechender Breitenwirkung wird ein Plakatständer die Öffentlichkeit über das bevorstehende Event informieren.

Langfristige und kurzfristige Planungsaktivitäten

Langfristige Planungen sind noch weitaus komplexer. Abhängig von der Anzahl der Gäste braucht es auch eine Gästeliste. Es dürfen folglich auch nur jene Besucher hereingelassen werden, die auf der Gästeliste stehen. Daher braucht es auch einen Türsteher, der kontrolliert, wer zur Party geladen ist und wer nicht. Viele dieser Details bedürfen einer langen Vorbereitungszeit. Es braucht einen eigenen Event Manager, der die Planung des Events übernehmen kann. In weiterer Folge sind auch jene Dinge vorzubereiten, die sich im Rahmen der Durchführung der Planung und Organisation des Events bewegen. Dazu gehört vor allem die Organisation des Rahmenprogramms. Will man zum Beispiel eine Vielzahl der Gäste mit einer musikalischen Einlage überraschen, muss rechtzeitig ein Sänger gebucht werden.

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